Digitales Beschaffungssystem für Hochschulen
Für die Hochschule Pforzheim haben wir ein digitales Beschaffungssystem (BEMA 2.0) entwickelt, über das alle Fakultäten ihre Beschaffungen verwalten und auslösen können. Das System bildet umfassende Prüf- und Freigabeprozesse ab, bindet externe Lieferanten ein und stellt alle relevanten Dokumente einer Beschaffung zentral zur Verfügung. Alle Vorgänge werden detailliert dokumentiert, um eine effiziente Prüfung durch den Rechnungshof zu unterstützen. Der gesamte Ablauf von der Antragstellung bis zur Bestellung läuft über eine browserbasierte Anwendung, die sich exakt an die bestehenden Strukturen der Hochschule anpasst.
Die Anforderungen der Hochschule waren vollständige Transparenz, klare Zuständigkeiten und ein durchgängig digitaler Workflow.
- Kunde
- Hochschule Pforzheim
- Umsetzungszeitraum
- 2024 - 2025
- Link zum Projekt
- https://bemaneu.hs-pforzheim.de
- Download als PDF
- Referenz Digitales Beschaffungssystem
- Hochschule / Verwaltung
- Neue Webanwendung für Beschaffung
- Alle Beteiligten in einem System
- Intuitive Bedienung
- Single-Sign-On integriert
- Lückenlose Dokumentation
Die Lösung: Ein durchgängiger Beschaffungsworkflow. Individuell angepasst.
Auf Basis der Anforderungen der Hochschule haben wir eine Webanwendung entwickelt, die folgende Kernfunktionen umfasst:
- Durchgängiger digitaler Workflow
- Lückenlose Dokumentation und damit maximale Sicherheit bei Vergabeprüfungen
- Rollenbasierte Genehmigungsprozesse über beliebig viele Instanzen hinweg
- Protokollierung, Versionierung und Statusübersicht in Echtzeit
- Automatisierte Benachrichtigungen bei Aufgabenübergaben
- Übergabe in nachgelagerte ERP- oder Bestellsysteme
- SAML2-basierte Anmeldung für alle Mitarbeitenden über das Hochschul-Login
- Direkte Einbindung externer Lieferanten mit Angebotsabgabe innerhalb des Systems. Alle Beteiligten arbeiten darin in einem einheitlichen Umfeld.
Die Anwendung ist intuitiv bedienbar und vollständig revisionssicher. Sie lässt sich flexibel auf andere Hochschulstrukturen übertragen.
Vorteile des neuen Systems: Strukturiert. Nachvollziehbar. Effizient.
Beschaffungen an der Hochschule laufen jetzt schneller, transparenter, intuitiver und sicherer ab. Alle Beteiligten behalten den Überblick über den aktuellen Stand. Freigaben erfolgen nachvollziehbar und vollständig dokumentiert. Auch externe Lieferanten sind integriert und reichen ihre Angebote direkt im System ein.
Eingesetzte Technologien
Die Anwendung basiert auf modernsten Technologien. Im Kern setzt sie auf Laravel 12, einer SQL- und Redis-Datenbank sowie Nuxt 3 für das Frontend. Als CSS-Framework wird Tailwind CSS verwendet, während Websockets für die Echtzeitkommunikation sorgen.
Das Deployment läuft vollständig automatisiert und die Softwarequalität wird durch umfassende Maßnahmen wie automatisierte Unit- und Feature-Tests auf einem konstant hohen Niveau sichergestellt.
Das Hosting erfolgt über dynamisch skalierbares Cloud-Hosting auf Servern, die automatisch über Laravel Forge provisioniert werden. Zur Überwachung aller Systeme setzen wir auf Laravel Telescope, Laravel Horizon und Laravel Pulse.
Was unterscheidet diese Lösung von einem klassischen DMS?
Ein klassisches Dokumentenmanagementsystem speichert Dokumente, bietet aber keine intelligente Prozesslogik für Beschaffungen. Das digitale Beschaffungssystem steuert dagegen den kompletten Beschaffungsablauf von der Antragstellung über Genehmigungen bis zur Lieferantenkommunikation. Es ist transparent, vollständig dokumentiert und revisionssicher.
| DMS | Digitales Beschaffungssystem |
|---|---|
| Fokus auf Archivierung | Fokus auf aktiven Workflow |
| Dokumentzentriert | Prozesszentriert mit Status, Rollen und Aufgaben |
| Keine Logik für individuelle Genehmigungsworkflows je nach Beschaffung, mit Genehmigungen | Individuelle Genehmigungsworkflows je nach Beschaffung, mit klaren Zuständigkeiten für Benutzer oder Benutzergruppen. Jeder Schritt wird protokolliert und revisionssicher für die Vergabedokumentation abgelegt. Genehmigungsschleifen mit Kommentaren oder Rückfragen sind möglich. |
| Eingeschränkte Nutzerinteraktion | Benutzerfreundliche Oberfläche für Antragsteller, Verwaltung und externe Lieferanten |
| Dokumentenhistorie | Vollständiger Antrags- und Genehmigungsverlauf mit allen Kommentaren, Entscheidungen und Vergabedokumentation |
| Für viele Zwecke einsetzbar | Speziell für den Beschaffungsprozess entwickelt und auf Wunsch individuell an die jeweilige Hochschulstruktur anpassbar |
| Hoher Schulungsaufwand | Rollenspezifische Benutzeroberfläche. Geringerer Schulungsaufwand, abhängig von der Rolle teils auch nur minimaler Schulungsaufwand |
