Juleica
Gemeinsam mit dem Deutschen Bundesjugendring haben wir die Juleica-Onlineplattform entwickelt, über die bundesweit 66.000 Träger die Anträge für die Jugendleiter-Card abwickeln.
weiterlesen. // Kundenportale und Plattformen
Portale, die für Ihre Nutzer einfach funktionieren
Kunden, Mitglieder oder Partner nutzen ein Portal oft nur gelegentlich und ohne vorherige Schulung. Deshalb muss jeder Schritt verständlich sein und auf Anhieb funktionieren.
Wir entwickeln Portale, in denen Menschen ihre Anliegen selbstständig erledigen können. Das entlastet Ihre Nutzer und Ihr Team.
Foto: Pieter Benedictus auf Unsplash
// Kunden
Kunden, die wir seit Jahren begleiten
Ein Ausschnitt unserer Kunden. Für viele davon entwickeln und betreiben wir seit über zehn Jahren, mit denselben Ansprechpartnern.
- 270.000
- Benutzer im Juleica-Portal
- 800+
- Organisationen in amosWeb
- Multi-Tenant
- sauber getrennte Mandanten
- ISO
- 27001 & 9001 zertifiziert
// Typische Ausgangslagen
Wann Sie uns brauchen
- Ihr Team beantwortet immer dieselben Fragen
Fragen zum Bearbeitungsstand, zu fehlenden Unterlagen oder zur nächsten Rückmeldung kosten Ihr Team jeden Tag Zeit. In einem Portal können Nutzer diese Informationen jederzeit selbst einsehen.
- Ein Vorgang wandert durch mehrere Häuser
Antragstellende, Träger, Arbeitgeber und Behörden bearbeiten jeweils einen Teil des Vorgangs. Ein gemeinsames Portal führt alle Schritte zusammen und zeigt jederzeit, wo die Bearbeitung steht.
- Externe brauchen Zugriff, aber nur auf ihren Teil
Träger, Standorte oder Partner sollen im selben System arbeiten, ohne die Daten der anderen zu sehen. Ein gemeinsames Postfach reicht dafür schon lange nicht mehr.
// Warum farbcode
Ein gutes Portal macht komplexe Abläufe einfach
Ein Portal ist mehr als ein Formular mit Anmeldung. Es verbindet externe Nutzer mit Ihren internen Abläufen und muss Zuständigkeiten, Rechte und Ausnahmen zuverlässig abbilden. Beim Juleica-Antragssystem bestand die zentrale Aufgabe darin, Träger, Zuständigkeiten und Vertretungsregeln so zu strukturieren, dass jeder Antrag eindeutig seinen Weg findet.
Das Ergebnis ist im Alltag spürbar. Auch bei mehr als 370.000 Vorgängen dauert die Suche weniger als eine Sekunde und der Supportaufwand ist deutlich gesunken.
Leistungen im Detail
Was wir in Portalen umsetzen
- Self-Service für externe Nutzende
- Anträge stellen, Nachweise einreichen, Bearbeitungsstand einsehen. Ohne Anruf, ohne Öffnungszeiten und ohne Schulung.
- Rollen, Rechte und Mandanten
- Wer was sehen und tun darf, hängt am Datensatz und nicht an der einzelnen Seite. Eine neue Auswertung erbt die Einschränkung, statt sie neu zu brauchen.
- Antrags- und Freigabe-Workflows
- Prüfen, zurückweisen, nachfordern, genehmigen. Jeder Beteiligte sieht, was als Nächstes bei ihm liegt.
- Anbindung an Ihre Bestandssysteme
- Das Portal arbeitet mit ERP, CRM und Fachsystemen zusammen. Daten werden einmal gepflegt, nicht an zwei Stellen.
- Anmeldung über Ihren vorhandenen Login
- Bei BEMA melden sich die Hochschulangehörigen mit dem zentralen Hochschul-Login an. Kein zusätzliches Passwort, das im Zweifel auf einem Zettel landet.
// Aus der Praxis
Was wir bei der Entwicklung erfolgreicher Portale beachten
Aus eigenen Projekten und übernommenen Systemen kennen wir die Punkte, die für einen zuverlässigen Betrieb früh geklärt werden sollten.
- Die Zuständigkeit war vorher nicht geklärt
Solange im Haus umstritten ist, wer einen Vorgang freigibt, bildet das Portal diesen Streit ab und macht ihn für alle sichtbar. Wir klären das vorher, auch wenn das der unangenehme Teil ist.
- Der zweite Zugang für dieselben Daten
Für die Sächsische Ehrenamtskarte und die Hamburger Engagement-Karte lagen die Angaben bereits im Juleica-Antrag. Beide sind deshalb Module im selben Portal geworden, statt eigener Anträge mit eigenem Login.
- Eine Suche, die mit den Daten nicht mitwächst
Was bei tausend Datensätzen flott wirkt, ist bei dreihunderttausend unbenutzbar. Beim Juleica-Antragssystem waren die Ladezeiten einer der Gründe für den Neubau.
- Später fragt jemand, wer das genehmigt hat
In oaseBW, BEMA und dem Juleica-Portal wird jeder Schritt protokolliert und versioniert. Bei Förder- und Vergabevorgängen kommt diese Frage zuverlässig, nur eben Monate später.
- Mandantenfähigkeit als Nachrüstung
amosWeb bedient über 800 Organisationen auf einer Installation, oaseBW rund 6.000. Diese Trennung nachträglich einzuziehen betrifft jede Abfrage im System, deshalb entscheiden wir früh darüber.
- Barrierefreiheit erst kurz vor dem Livegang
Ein Portal für die öffentliche Hand muss nach BITV 2.0 und WCAG 2.1 AA bedienbar sein, auch per Tastatur und Screenreader. Am Ende aufgesetzt wird das teuer, von Anfang an mitgedacht kostet es kaum etwas.
// Verlässlichkeit
Zertifiziert, in Deutschland, festangestellt
Entwickelt und betrieben wird in Stuttgart, ausschließlich von festangestellten Mitarbeitenden und ohne Offshoring. Ihre Anwendungen laufen in deutschen Rechenzentren. Als eine von wenigen Agenturen unserer Größe sind wir nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert, beides extern auditiert. Der vollständige Quellcode gehört Ihnen, von Anfang an.
- Quellcode ab Tag 1
- Hosting in Deutschland
- Feste Ansprechpartner
Für wen soll Ihr Portal den Alltag erleichtern?
Gemeinsam betrachten wir, wer das Portal nutzt, welche Aufgaben dort erledigt werden und welche Informationen dafür nötig sind. Daraus entwickeln wir eine Lösung, die zu Ihren Abläufen passt.
Referenzprojekte
Portale, die seit Jahren im Einsatz sind
Vom Förderportal für 6.000 Organisationen bis zum Antragssystem mit 270.000 Benutzern. Alle drei haben ein bestehendes System abgelöst.
oaseBW
Gemeinsam mit dem Evangelischen Jugendwerk in Württemberg haben wir mit oaseBW die landesweite Zuschuss- und Fördermittelabwicklung digitalisiert, von der Antragstellung bis zur Statistikmeldung.
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BEMA
Für die Hochschule Pforzheim haben wir ein digitales Beschaffungssystem entwickelt, über das alle Fakultäten ihre Beschaffungen abwickeln. Jeder Schritt wird lückenlos dokumentiert und bleibt für die Prüfung durch den Rechnungshof nachvollziehbar.
weiterlesen. Ihr Team
Ihre Ansprechpartner bei farbcode
Feste Ansprechpartner, die Ihr Portal von der Idee bis zum laufenden Betrieb begleiten.
Damaris Weinschenk
Geschäftsführung
Doreen Beisbarth
Assistentin der Geschäftsführung
Häufige Fragen zu Kundenportalen
Kontakt
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