oaseBW
Gemeinsam mit dem Evangelischen Jugendwerk in Württemberg haben wir mit oaseBW die landesweite Zuschuss- und Fördermittelabwicklung digitalisiert, von der Antragstellung bis zur Statistikmeldung.
weiterlesen. // Prozessautomatisierung
Abläufe verstehen und sinnvoll automatisieren
In vielen Organisationen gibt es Abläufe, deren Details nur wenige Mitarbeitende kennen. Solange diese Personen verfügbar sind, funktioniert der Prozess. Bei Urlaub, Krankheit oder Wachstum wird dieses Wissen jedoch schnell zum Engpass.
Wir machen diese Abläufe sichtbar, vereinfachen sie gemeinsam mit Ihnen und automatisieren die Schritte, bei denen es wirklich sinnvoll ist.
Foto: Олександр К auf Unsplash
// Kunden
Kunden, die wir seit Jahren begleiten
Ein Ausschnitt unserer Kunden. Für viele davon entwickeln und betreiben wir seit über zehn Jahren, mit denselben Ansprechpartnern.
- 50.000+
- Förderanträge in oaseBW
- 28.000
- Statistikmeldungen ohne Handarbeit
- seit 2001
- in der Softwareentwicklung
- ISO
- 27001 & 9001 zertifiziert
// Typische Ausgangslagen
Wann Sie uns brauchen
- Dieselben Daten werden zweimal erfasst
Was in einem System steht, tippt jemand in ein zweites. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die beiden Systeme nie miteinander verbunden wurden.
- Eine Freigabe hängt an einer Mail
Der Vorgang liegt bei jemandem im Postfach, und niemand außer dieser Person weiß, ob er dort noch liegt oder schon weiter ist.
- Die Auswertung entsteht jedes Mal neu
Am Monatsende trägt jemand Zahlen aus mehreren Quellen zusammen. Das dauert zwei Tage und wird im nächsten Monat wieder gebraucht.
// Warum farbcode
Gute Automatisierung beginnt mit klaren Abläufen
Menschen können bei einem unklaren Ablauf nachfragen oder spontan eine Ausnahme machen. Eine zuverlässige Automatisierung braucht dagegen eindeutige Regeln, Zuständigkeiten und Wege für Sonderfälle. Diese Grundlagen erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen, bevor die technische Umsetzung beginnt.
Bei oaseBW werden Förderkriterien dadurch bereits während der Eingabe geprüft. Anträge, die Bedingungen nicht erfüllen, erreichen die prüfende Stelle gar nicht erst. Das spart Rückfragen und beschleunigt die Bearbeitung.
Leistungen im Detail
Was wir für Sie automatisieren
- Freigabe- und Genehmigungsprozesse
- Im Verdienstausfallportal Schleswig-Holstein bestätigt der Maßnahmenträger die Teilnahme, der Arbeitgeber den Verdienstausfall, die Behörde genehmigt. Alles an einem Vorgang, ohne dass jemand ein Formular weiterreicht.
- Regelprüfungen während der Eingabe
- Bedingungen werden geprüft, während jemand das Formular ausfüllt, nicht erst bei der Bearbeitung. Das erspart die Rückfrage und die zweite Runde.
- Schnittstellen zwischen Ihren Systemen
- Damit Daten dort ankommen, wo sie gebraucht werden, statt abgetippt zu werden. Auch zu Fachsystemen, die keine moderne Schnittstelle mitbringen.
- Dokumente, die von selbst entstehen
- Bescheide, Nachweise, Teilnahmelisten. Bei BEMA entsteht die vollständige Vergabedokumentation im Prozess, statt hinterher zusammengestellt zu werden.
- Erinnerungen und Statusmeldungen
- Beteiligte erfahren von selbst, wenn etwas bei ihnen liegt. Das ersetzt den Anruf, mit dem heute nachgehakt wird.
// Aus der Praxis
Sechs Dinge, die wir bei Automatisierungen gelernt haben
Für eine verlässliche Automatisierung müssen nicht nur die üblichen Schritte, sondern auch Annahmen, Abhängigkeiten und Ausnahmen sichtbar werden.
- Der Papierprozess ist nicht die Vorlage
Ein Formular auf Papier bildet oft nur ab, was auf eine Seite passte. Wer es eins zu eins digitalisiert, übernimmt Einschränkungen, die es längst nicht mehr gibt.
- Ein abgegrenzter Prozess zuerst
Wir fangen mit einem Ablauf an, der für sich funktioniert, und bauen von dort weiter. Das zeigt früh, ob die Annahmen stimmen, und kostet wenig, wenn sie es nicht tun.
- Der Ausnahmefall braucht einen Weg
Jeder Prozess hat Fälle, die die Regel nicht abdeckt. Wenn die Anwendung dafür keinen Weg vorsieht, entsteht daneben wieder eine Tabelle. Also sehen wir einen vor.
- Ohne Protokoll fehlt später der Nachweis
Bei BEMA wird jeder Schritt protokolliert und versioniert. In Vergabe- und Förderverfahren ist das kein Komfort, sondern die Voraussetzung dafür, dass eine Entscheidung Bestand hat.
- Bestehende Systeme bleiben stehen
Automatisierung setzt in der Regel auf dem auf, was Sie haben, und verbindet es. Ein laufendes Fachsystem abzulösen ist ein eigenes Vorhaben und selten das dringlichste.
- Ohne Netz muss es trotzdem gehen
Bei KJP digital erfassen Teilnehmende ihre Angaben über einen QR-Code im eigenen Browser, auch auf Freizeiten mit schlechter Verbindung. Eine eigene App braucht dafür niemand.
// Verlässlichkeit
Zertifiziert, in Deutschland, festangestellt
Entwickelt und betrieben wird in Stuttgart, ausschließlich von festangestellten Mitarbeitenden und ohne Offshoring. Ihre Anwendungen laufen in deutschen Rechenzentren. Als eine von wenigen Agenturen unserer Größe sind wir nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert, beides extern auditiert. Der vollständige Quellcode gehört Ihnen, von Anfang an.
- Quellcode ab Tag 1
- Hosting in Deutschland
- Feste Ansprechpartner
Welcher Ablauf kostet Ihr Team am meisten Zeit?
Wir schauen ihn uns gemeinsam mit Ihnen an und prüfen, welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen.
Referenzprojekte
Abläufe, die vorher auf Papier liefen
In allen drei Projekten hat ein digitaler Vorgang einen Weg über Post, Mail und Unterschriftenmappe ersetzt.
Verdienstausfallportal
Für das Sozialministerium Schleswig-Holstein entsteht ein Portal, über das ehrenamtlich Aktive ihren Verdienstausfall digital erstattet bekommen, angebunden an das Juleica-System.
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BEMA
Für die Hochschule Pforzheim haben wir ein digitales Beschaffungssystem entwickelt, über das alle Fakultäten ihre Beschaffungen abwickeln. Jeder Schritt wird lückenlos dokumentiert und bleibt für die Prüfung durch den Rechnungshof nachvollziehbar.
weiterlesen. Ihr Team
Ihre Ansprechpartner bei farbcode
Sie sprechen von Anfang an mit den Menschen, die Ihre Automatisierung umsetzen.
Damaris Weinschenk
Geschäftsführung
Doreen Beisbarth
Assistentin der Geschäftsführung
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Kontakt
Sprechen wir über Ihr Projekt
Schreiben Sie uns. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.
- Kostenloses, unverbindliches Erstgespräch
- Ehrliche Einschätzung zu Machbarkeit & Aufwand
- Direkter Draht zum Entwicklungsteam
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