Verwendungsnachweisprüfung
Der Verwendungsnachweis ist der letzte Schritt im Förderverfahren und der, in dem die Versäumnisse aller vorherigen Schritte zusammenlaufen. Diese Seite beschreibt, wie die Prüfung abläuft, wo sie in der Praxis klemmt und welcher Teil davon sich sinnvoll digitalisieren lässt.
Geschrieben aus der Sicht der prüfenden Stelle, also derjenigen, die Zuwendungen vergeben hat und nun wissen muss, ob sie zweckentsprechend verwendet wurden.
Woraus ein Verwendungsnachweis besteht
Ein Verwendungsnachweis besteht üblicherweise aus zwei Teilen. Der Sachbericht beschreibt, was mit den Mitteln inhaltlich erreicht wurde, gemessen an dem, was im Antrag zugesagt war. Der zahlenmäßige Nachweis stellt die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben dem bewilligten Finanzierungsplan gegenüber, in der Regel ergänzt um eine Belegliste.
Ob zusätzlich Belege im Original einzureichen sind, ob ein einfacher oder ein ausführlicher Nachweis genügt und in welcher Frist er vorzulegen ist, ergibt sich aus den Nebenbestimmungen des jeweiligen Zuwendungsbescheids. Diese Angaben unterscheiden sich zwischen Bund, Ländern und einzelnen Förderprogrammen, weshalb hier bewusst keine pauschalen Fristen genannt werden. Maßgeblich ist immer Ihr Bescheid.
Was die Prüfung tatsächlich feststellen muss
Die Prüfung beantwortet im Kern vier Fragen. Wurden die Mittel zweckentsprechend verwendet, also für das, wofür sie bewilligt wurden? Ist der Finanzierungsplan eingehalten, oder wurde zwischen Positionen umgeschichtet, ohne dass dies zulässig war? Sind die Ausgaben belegt und rechnerisch richtig? Und haben sich die Finanzierungsgrundlagen geändert, etwa durch zusätzliche Drittmittel, höhere Eigenmittel oder geringere Gesamtausgaben, sodass sich die Zuwendung nachträglich reduziert?
Die letzte Frage ist die, die in der Praxis am häufigsten zu Rückforderungen führt. Sie ist auch die, die sich am schlechtesten von Hand prüfen lässt, weil sie einen Vergleich über den gesamten Finanzierungsplan hinweg verlangt und nicht nur den Blick auf einzelne Belege.
Wo die Nachweisprüfung regelmäßig hängen bleibt
Diese sechs Punkte kosten in den Verfahren, die wir betreiben, den größten Teil der Prüfzeit. Bemerkenswert ist, dass fünf davon nicht im Nachweis entstehen, sondern früher.
- Der Nachweis passt nicht zum Antrag
Der Finanzierungsplan im Antrag hatte eine andere Gliederung als das Nachweisformular. Die Prüfung beginnt damit, Positionen einander zuzuordnen, bevor überhaupt inhaltlich geprüft werden kann.
- Umschichtungen ohne Vorgang
Zwischen Bewilligung und Nachweis wurde verschoben, verlängert oder gekürzt, meist per Mail abgestimmt. Beim Nachweis fehlt die Spur, und niemand weiß mehr, welcher Stand eigentlich gilt.
- Unvollständige Nachweise
Fehlende Unterschrift, fehlende Belegliste, nicht ausgefüllter Sachbericht. Der Vorgang geht zurück, die Frist läuft weiter, und die Prüfung beginnt Wochen später von vorn.
- Belege ohne Bezug
Ein Stapel Rechnungen, aus dem nicht hervorgeht, welche Position des Finanzierungsplans damit belegt sein soll. Die Zuordnung übernimmt dann die prüfende Stelle, obwohl sie beim Zuwendungsempfänger schneller ginge.
- Nicht erkannte Minderausgaben
Die Gesamtausgaben liegen unter dem Ansatz, die Zuwendung müsste anteilig sinken. Bei Anteilfinanzierung fällt das nur auf, wenn jemand nachrechnet. Genau das unterbleibt unter Zeitdruck.
- Prüfverlauf nicht nachvollziehbar
Zwei Jahre später fragt die Rechnungsprüfung, warum eine Position anerkannt wurde. Die Begründung stand in einer Mail, die Person ist nicht mehr im Haus, und der Vorgang schweigt.
Was Software an dieser Stelle übernehmen kann
Der wirksamste Hebel liegt nicht in der Prüfung selbst, sondern davor. Wenn die Nachweisvorlage automatisch aus dem bewilligten Finanzierungsplan entsteht, ist die Zuordnungsfrage erledigt, bevor sie auftritt: Der Nachweis hat zwangsläufig dieselbe Gliederung wie die Bewilligung, und Plan und Ist stehen nebeneinander.
Der zweite Hebel ist die Vollständigkeitsprüfung bei der Einreichung. Fehlende Pflichtangaben, nicht zugeordnete Belege oder eine nicht aufgehende Summe fallen sofort auf, solange der Zuwendungsempfänger noch am Vorgang arbeitet. Ein unvollständiger Nachweis erreicht die prüfende Stelle gar nicht erst.
Der dritte ist die Rechenarbeit. Abweichungen zwischen Plan und Ist, überschrittene Positionen, veränderte Finanzierungsanteile und die daraus folgende Anpassung der Zuwendung lassen sich berechnen statt nachrechnen. Die Entscheidung, ob eine Abweichung hinnehmbar ist, bleibt bei den Verantwortlichen. Die Feststellung, dass es eine gibt, muss niemand von Hand treffen.
Was Software nicht übernimmt, ist die fachliche Würdigung des Sachberichts und die Ermessensentscheidung bei Rückforderungen. Wer das anders verspricht, hat entweder das Verfahren oder das Zuwendungsrecht nicht verstanden.