// Für Fördermittelgeber
Antrag, Prüfung, Gremienentscheidung, Bewilligung, Verwendungsnachweis: Wer Fördermittel vergibt, führt ein Verfahren, das rechtssicher und nachvollziehbar sein muss.
Wir entwickeln die Software dafür entlang Ihrer Förderrichtlinie. Nicht als Standardprodukt, an das Sie Ihr Verfahren anpassen, sondern als Fachanwendung, die Ihr Verfahren abbildet.
// Auftraggeber
Landesjugendringe, Bundesverbände und Ministerien wickeln mit unseren Anwendungen die Vergabe öffentlicher Mittel ab. Vom Landesjugendplan Baden-Württemberg bis zum Kinder- und Jugendplan des Bundes.
Standardprodukte für Fördermittelmanagement bringen ein fertiges Verfahren mit. Passt Ihre Richtlinie nicht dazu, wird sie im Zweifel gebogen, bis sie passt. Danach steht die Ausnahme wieder in einer Excel-Datei neben dem System.
Wir gehen umgekehrt vor. Ihre Förderrichtlinie ist die Vorgabe, die Software folgt ihr. Fördersätze, Höchstbeträge, Fristen, Zuständigkeiten und Prüfschritte werden so abgebildet, wie sie tatsächlich gelten. Was nicht zur Richtlinie passt, fällt schon bei der Eingabe auf und nicht erst bei der Verwendungsnachweisprüfung.
Neun Schritte, die in jedem Förderverfahren vorkommen. Welche davon Sie brauchen und wie tief, entscheidet Ihre Richtlinie.
Programme, Fördertöpfe und Antragsrunden werden im System angelegt, mit Budget, Laufzeit, Fristen und den Kriterien, nach denen später geprüft wird. Mehrere Programme laufen parallel, jedes mit eigenen Regeln.
Antragstellende erfassen ihren Antrag selbst, mit Finanzierungsplan, Anlagen und elektronischer Signatur. Pflichtangaben und Plausibilitäten werden sofort geprüft, unvollständige Anträge erreichen Ihre Sachbearbeitung gar nicht erst.
Die formale Prüfung läuft automatisch gegen die hinterlegten Kriterien. Die inhaltliche Bewertung bleibt bei Ihren Verantwortlichen, inklusive Gutachten, Rückfragen an Antragstellende und Vier-Augen-Prinzip, wo es gefordert ist.
Sitzungen, Tagesordnung und Beschlussvorlagen entstehen aus den geprüften Anträgen. Das Gremium sieht seine Vorlage digital, entscheidet dokumentiert, und der Beschluss wandert zurück in den Vorgang.
Zuwendungsbescheid und Ablehnung entstehen als Dokument aus den Vorgangsdaten, mit Ihren Textbausteinen, Nebenbestimmungen und Rechtsbehelfsbelehrung. Versand digital oder als Druckstück.
Abrufe werden gegen den Bewilligungsrahmen geprüft, Teilauszahlungen und Raten sind abgebildet. Die Zahlung entsteht als SEPA-XML oder CSV direkt aus dem System, die Buchhaltung wird per Schnittstelle angebunden.
Kostenneutrale Verlängerung, Umschichtung zwischen Positionen, geänderte Fördersumme. Änderungen laufen als eigener Vorgang mit eigener Entscheidung, statt den ursprünglichen Bescheid unauffindbar zu überschreiben.
Die Nachweisvorlage entsteht automatisch aus dem bewilligten Finanzierungsplan. Antragstellende füllen Ist-Werte und Belege ein, Ihre Prüfung sieht Plan und Ist nebeneinander und muss nichts abtippen.
Auswertungen für Gremien, Zuwendungsgeber und Rechnungsprüfung entstehen auf Knopfdruck aus den erfassten Daten. Meldungen an Statistikstellen inklusive, bei oaseBW zum Beispiel über eSTATISTIK.core.
Wer Fördermittel vergibt, entscheidet selten allein. Kuratorium, Vorstand, Vergabeausschuss oder Gemeinderat sind ein eigener Verfahrensschritt mit eigenen Terminen, Vorlagen und Protokollen. In den meisten Fördermittelsystemen endet der digitale Ablauf trotzdem bei der Sachprüfung, und die Gremienarbeit passiert daneben in Word und im Mailpostfach.
Wir bilden diesen Schritt mit ab. Damit bleibt die Entscheidung dort dokumentiert, wo auch Antrag und Bescheid liegen.
Diese Anforderungen stehen in fast jeder Ausschreibung und entscheiden später darüber, ob ein System der Rechnungsprüfung standhält.
Jede Änderung an einem Vorgang wird mit Zeitpunkt, Person und vorherigem Wert festgehalten. Prüfverläufe bleiben Jahre später nachvollziehbar, auch wenn die beteiligten Personen längst gewechselt haben.
Sachbearbeitung, Freigabe, Kasse, Gremium, Antragstellende und Prüfinstanz sehen jeweils genau das, was sie sehen dürfen. Mehrstufige Freigaben und Vertretungsregeln inklusive.
Bewilligungszeiträume, Mittelabruffristen und Nachweistermine laufen im System mit. Erinnerungen gehen an Antragstellende und an Ihre Sachbearbeitung, bevor eine Frist verfällt.
Antragsportale öffentlicher Stellen müssen barrierefrei sein. Wir entwickeln von Anfang an danach, statt Barrierefreiheit nachträglich in ein fertiges Portal zu reparieren.
Anbindung an Haushalts- und Kassensysteme, Dokumentenmanagement, Statistikstellen und Fachverfahren. In oaseBW laufen unter anderem Juleica, Sage und das Statistische Landesamt zusammen.
Mehrere Förderstellen, Untergliederungen oder Programme in einem System, sauber getrennt. Jede Stelle sieht ihre Vorgänge, die übergeordnete Ebene sieht die Summe.
// Sicher. Zertifiziert.
In Förderakten stehen Bankverbindungen, Personalkosten und wirtschaftliche Verhältnisse von Antragstellenden. Ihre Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland, werden nach zertifizierten Prozessen verarbeitet und DSGVO-konform behandelt. Entwickelt wird ausschließlich von festangestellten Mitarbeitenden, ohne Offshoring.
oaseBW wickelt die Landesjugendplan-Förderung in Baden-Württemberg ab, mit über 6.000 Organisationen und mehr als 50.000 Anträgen. oase_aej bildet die KJP-Förderung des Bundes ab. KJP digital ersetzt die Teilnehmerliste auf Papier durch eine Erfassung per QR-Code.
In 30 Minuten gehen wir Ihr Verfahren durch, von der Antragstellung bis zum Nachweis. Sie erfahren, welcher Schritt bei Ihnen die meiste Zeit kostet und wo sich eine eigene Lösung rechnet. Unverbindlich, und wenn Standardsoftware ausreicht, sagen wir Ihnen das.
Wenn Sie sich zuerst einlesen möchten: Im Beitrag Fördermittelmanagement von der Antragstellung bis zum Verwendungsnachweis beschreiben wir den Förderzyklus und die typischen Stolperstellen ausführlich. Wie eine Prüfstelle den letzten Schritt sauber abwickelt, steht unter Verwendungsnachweisprüfung.
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