KJP digital: QR-Code statt Papierliste.
Für geförderte Veranstaltungen im Kinder- und Jugendplan des Bundes, kurz KJP, müssen Teilnehmendenlisten geführt und bestätigt werden. Traditionell geschieht das mit dem handschriftlich ausgefüllten Formblatt L. Gemeinsam mit dem Deutschen Bundesjugendring haben wir dafür eine digitale Lösung entwickelt. QR-Code scannen, Angaben am eigenen Smartphone bestätigen und das fertige PDF für die Förderabrechnung herunterladen.
// Vorgehen
Von der Herausforderung zur Lösung
Ausgangssituation
- Teilnehmendennachweis vollständig auf Papier
- Listen ausdrucken und vor Ort herumreichen
- Fehlende Unterschriften erschwerten die Abrechnung
- Daten anschließend von Hand nacherfassen
Lösung
- 1Digitale Teilnehmendenliste im mobilen Browser
- 2QR-Code öffnet direkt die Erfassung
- 3Bestätigung am eigenen Smartphone
- 4Vollständiges PDF auf Knopfdruck erzeugt
// Zusammenarbeit
Der Weg dahin
Gemeinsam mit dem Deutschen Bundesjugendring haben wir den bisherigen Papierprozess auf wenige digitale Schritte reduziert. Entscheidend war, dass Teilnehmende ihre Angaben direkt auf dem eigenen Smartphone erfassen können. Aus den bestätigten Daten erzeugt das System anschließend den fertigen Nachweis als PDF.
// Screenshots
Einblicke in die Anwendung
Alle abgebildeten Daten sind Test- oder Demodaten.
// Wirkung
Ergebnisse und Mehrwert
Die Veranstaltenden stellen für die Teilnehmendenliste einen QR-Code bereit. Die Teilnehmenden scannen ihn mit dem eigenen Smartphone, erfassen die benötigten Angaben und bestätigen ihre Teilnahme direkt im mobilen Browser. Eine zusätzliche App ist nicht erforderlich.
Die Daten liegen unmittelbar strukturiert vor. Fehlende Angaben und Bestätigungen können direkt im digitalen Ablauf erkannt werden. Eine spätere manuelle Nacherfassung entfällt und damit auch das Risiko, dass Informationen beim Abtippen verloren gehen.
Das vollständige PDF kann anschließend für die Abrechnung der Förderung aus dem Kinder- und Jugendplan des Bundes verwendet werden. Aus dem handschriftlichen Teilnehmendennachweis wird eine digitale Teilnehmendenliste, die direkt während der Veranstaltung entsteht.
// Projektdaten
Zahlen, Daten, Fakten
- Kunde
- Deutscher Bundesjugendring Berlin e.V.
- Branche
- Verbände & NGOs, Ehrenamt & Jugendarbeit
- Lösungstyp
- Dokumentation & Nachweise
- Projekttyp
- Webanwendung
- Leistungszeitraum
- seit 2026
- Live seit
- März 2026
- Leistungen
- Konzeption, Design, Entwicklung, Betrieb, Wartung
- Rolle
- Auftragnehmer
- Nutzer / Tenants
- Öffentlich zugänglich
- Reichweite
- Bundesweit
- Status
- Im Betrieb
- Zum Projekt
- kjp.digital
// Technologie
Eingesetzte Technologien
KJP digital basiert auf Laravel im Backend und Nuxt im Frontend. Für jede Erfassung stellt das System einen QR-Code bereit, über den die Teilnehmenden das mobile Formular direkt im Browser öffnen.
Die bestätigten Angaben werden strukturiert im Backend verarbeitet. Anschließend erzeugt die Anwendung ein vollständiges PDF mit den benötigten Teilnehmendendaten. Eine zusätzliche App ist nicht erforderlich.
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