BEMA: Beschaffung, die sich im Prozess selbst dokumentiert.

Gemeinsam mit der Hochschule haben wir nicht nur die alte Software ersetzt, sondern den gesamten Beschaffungsablauf neu sortiert. Anträge, Prüfungen, Freigaben, Angebote und Bestellungen greifen heute in einem durchgängigen Prozess ineinander. Die notwendige Vergabedokumentation entsteht automatisch bei jedem Schritt.

Mit BEMA läuft jede Beschaffung in einem klar definierten Prozess. Die Fakultäten melden ihren Bedarf an, die zuständigen Stellen prüfen und genehmigen ihn und Lieferanten geben ihre Angebote direkt im System ab. Alle Beteiligten sehen jederzeit, wo der Vorgang steht und was als Nächstes zu tun ist.

Jede Änderung, Freigabe und Entscheidung wird in Echtzeit protokolliert und versioniert. Dadurch entsteht die vollständige und nachvollziehbare Vergabedokumentation parallel zur eigentlichen Beschaffung. Für spätere Prüfungen stehen alle Entscheidungen, Dokumente und Bearbeitungsschritte bereits vollständig zur Verfügung.

Die Anmeldung erfolgt über das bestehende Hochschul-Login. Jede Rolle sieht nur die Funktionen und Aufgaben, die sie wirklich benötigt. Das hält die Einarbeitung kurz und die Bedienung im Alltag übersichtlich. Rollen, Abläufe und Freigaben lassen sich außerdem auf die Strukturen anderer Hochschulen übertragen. Beschaffung und Dokumentation sind mit BEMA nicht länger zwei Aufgaben, sondern ein gemeinsamer Prozess.