// Für Stiftungen
Anträge kommen per PDF und Mail, die Prüfung läuft in einer Excel-Tabelle, das Kuratorium bekommt eine Sitzungsmappe aus dem Kopierer, und der Verwendungsnachweis wird ein Jahr später von Hand mit dem Finanzierungsplan verglichen.
Wir entwickeln die Software, die diesen Ablauf zusammenführt. Zugeschnitten auf Ihre Förderrichtlinie und Ihre Satzung, statt auf ein Produkt, an das Sie Ihre Stiftungsarbeit anpassen müssen.
Unsere bisherigen Auftraggeber sind Landesjugendringe, Bundesverbände und Ministerien. Für das Evangelische Jugendwerk in Württemberg wickeln wir mit oaseBW die Landesjugendplan-Förderung ab: über 6.000 Organisationen, mehr als 50.000 Anträge, Prüfung nach Landesrichtlinie, Weiterleitung über mehrere Verbandsebenen, Meldung an das Statistische Landesamt.
Eine Stiftung mit einem oder wenigen Förderprogrammen ist gegenüber diesem Verfahren der einfachere Fall. Das ist keine Abwertung, sondern der Grund, warum wir Ihnen zusagen können, dass Ihr Programm die Software nicht überfordert.
Der Ablauf, den fast jede fördernde Stiftung führt. Welche Schritte Sie brauchen und wie streng, entscheidet Ihre Richtlinie.
Programm, Antragsrunde und Budget werden angelegt, mit Einreichungsfrist und den Kriterien, nach denen später bewertet wird. Mehrere Programme laufen parallel, jedes mit eigenen Regeln.
Antragstellende erfassen Projektbeschreibung, Finanzierungsplan und Anlagen selbst. Pflichtangaben werden sofort geprüft. Unvollständige Anträge landen nicht in Ihrem Postfach.
Antragsberechtigung, Frist, Höchstbetrag und förderfähige Kosten werden automatisch gegen die Richtlinie geprüft. Was durchfällt, fällt sofort auf und nicht drei Monate später.
Ihre Referentinnen und Referenten bewerten fachlich, holen Gutachten ein und stellen Rückfragen an Antragstellende. Bewertungsbögen und Punktesysteme bilden wir so ab, wie Sie sie führen.
Aus den bewerteten Anträgen entstehen Tagesordnung und Beschlussvorlagen. Das Gremium sieht seine Mappe digital, entscheidet dokumentiert, und der Beschluss wandert zurück in den Vorgang.
Förderzusage, Ablehnung und Nebenbestimmungen entstehen als Dokument aus den Vorgangsdaten, mit Ihren Textbausteinen. Alle Antragstellenden bekommen zeitgleich Bescheid, nicht nach Bearbeitungsstand.
Abrufe werden gegen die Zusage geprüft, Teilzahlungen und Meilensteine sind abgebildet. Die Zahlung entsteht als SEPA-XML oder CSV, die Buchhaltung wird per Schnittstelle angebunden.
Die Nachweisvorlage entsteht automatisch aus dem bewilligten Finanzierungsplan. Geförderte tragen Ist-Werte und Belege ein, Ihre Prüfung sieht Plan und Ist nebeneinander.
Fördersummen, Themenfelder, Regionen und Projektergebnisse liegen ausgewertet vor. Der Bericht für Stiftungsrat, Jahresbericht oder Aufsichtsbehörde entsteht aus den Daten, nicht aus Handarbeit.
Beides hat seine Berechtigung. Der Unterschied zeigt sich meist erst dort, wo Ihre Richtlinie vom Standardfall abweicht.
| Merkmal | ||
|---|---|---|
| Förderrichtlinie | NeinDas Produkt gibt ein Verfahren vor, Ihre Richtlinie wird darauf abgebildet | JaIhre Richtlinie ist die Vorgabe, die Software folgt ihr |
| Sonderfälle | NeinWas nicht vorgesehen ist, landet wieder in einer Excel-Datei daneben | JaMischfinanzierung, Weiterleitung und Ausnahmen sind Teil des Verfahrens |
| Änderung der Richtlinie | NeinAbhängig vom Releaseplan des Herstellers | JaRegel ändern, Verfahren bleibt |
| Merkmal | ||
|---|---|---|
| Kuratoriumssitzung | NeinMeist nicht abgebildet, Vorlagen entstehen in Word | JaSitzung, Vorlage, Beschluss und Protokoll am Vorgang |
| Verwendungsnachweis | NeinFormular zum Herunterladen, Abgleich von Hand | JaVorlage aus dem bewilligten Finanzierungsplan, Plan und Ist nebeneinander |
| Merkmal | ||
|---|---|---|
| Daten | NeinJe nach Anbieter auch außerhalb der EU | JaAusschließlich Server in Deutschland, ISO 27001 zertifiziert |
| Ansprechpartner | NeinTicketsystem und wechselnde Bearbeitung | JaDieselben Menschen von der Konzeption bis in den Betrieb |
// Sicher. Zertifiziert.
In Förderanträgen stehen Bankverbindungen, Personalkosten und wirtschaftliche Verhältnisse der Antragstellenden, bei sozialen Projekten oft auch Angaben zu betreuten Personen. Ihre Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland, werden nach zertifizierten Prozessen verarbeitet und DSGVO-konform behandelt. Entwickelt wird ausschließlich von festangestellten Mitarbeitenden, ohne Offshoring.
oaseBW wickelt die Landesjugendplan-Förderung in Baden-Württemberg ab. oase_aej bildet die KJP-Förderung des Bundes ab, von der Antragstellung bis zum Verwendungsnachweis.
In 30 Minuten gehen wir Ihre Förderrichtlinie und Ihren Jahresablauf durch. Sie erfahren, welcher Schritt bei Ihnen die meiste Zeit kostet und ob sich eine eigene Lösung rechnet. Unverbindlich, und wenn ein Standardprodukt für Sie ausreicht, sagen wir Ihnen das.
Den vollständigen Funktionsumfang beschreiben wir unter Fördermittelmanagement-Software. Wie die Nachweisprüfung im Detail abläuft, steht unter Verwendungsnachweisprüfung.
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