VelaSozial: Sichere Fallakten. Mehr Zeit für Schulsozialarbeit.
VelaSozial ist die Plattform von farbcode für eine sichere und nachvollziehbare Dokumentation in der Schulsozialarbeit. Entwickelt haben wir sie gemeinsam mit Menschen, die jeden Tag in diesem Bereich arbeiten. Als erster Kunde führt die Gemeinde Fredersdorf-Vogelsdorf VelaSozial ein. Die optionale Spracherfassung macht Dokumentation direkt dort möglich, wo die Arbeit stattfindet.
// Vorgehen
Von der Herausforderung zur Lösung
Ausgangssituation
- Fallakten auf Papier oder in Excel
- Dokumentation oft erst Stunden später
- Vertretungen nicht einheitlich geregelt
- Tätigkeitsfelder nur mühsam auswertbar
Lösung
- 1Geschützte digitale Fallakten an einem Ort
- 2Optionale Spracherfassung direkt vor Ort
- 3Vertretungen klar geregelt und vollständig protokolliert
- 4Individuelle Auswertungen auf Knopfdruck
// Zusammenarbeit
Der Weg dahin
Für VelaSozial haben wir eng mit Menschen zusammengearbeitet, die jeden Tag Schulsozialarbeit machen. Gemeinsam haben wir ihre Abläufe Schritt für Schritt ins Digitale übersetzt. So entstand eine Lösung, die sensible Daten schützt und vor allem zu den Menschen passt, die täglich damit arbeiten.
// Screenshots
Einblicke in die Anwendung
Alle abgebildeten Daten sind Test- oder Demodaten.
// Wirkung
Ergebnisse und Mehrwert
VelaSozial schafft eine geschützte Arbeitsumgebung für die gesamte Falldokumentation. Jeder Schulstandort sieht nur die eigenen Fälle. Rechte zum Sichten, Bearbeiten, Löschen oder für eine Vertretung werden gezielt vergeben. Änderungen bleiben nachvollziehbar und sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert.
Mit der optionalen Spracherfassung können Schulsozialarbeiterinnen und Schulsozialarbeiter ihre Notizen direkt vor Ort einsprechen und anschließend im System prüfen. So entsteht die Dokumentation näher am tatsächlichen Geschehen und nicht erst später am Schreibtisch.
Das Statistikmodul wertet Tätigkeitsfelder und Zeitanteile sowohl aktuell als auch rückblickend aus. Das vorgeschaltete Gruppenmodul bündelt Termine, Aufgaben, Vorlagen und gemeinsame Informationen für das Team. VelaSozial verbindet damit Fallarbeit, Teamorganisation und Auswertung in einer einzigen sicheren Plattform.
// Projektdaten
Zahlen, Daten, Fakten
- Kunde
- Gemeinde Fredersdorf-Vogelsdorf
- Branche
- Öffentliche Verwaltung, Bildung & Hochschule, Soziales
- Lösungstyp
- Dokumentation & Nachweise
- Projekttyp
- Webanwendung
- Leistungszeitraum
- seit 2026
- Live seit
- September 2026
- Leistungen
- Konzeption, Design, Entwicklung, Betrieb, Wartung, Barrierefreiheit, Schulung, Evaluation
- Rolle
- Generalunternehmer
- Nutzer / Tenants
- SaaS für mehrere Organisationen
- Reichweite
- Regional
- Status
- In Entwicklung
- Zum Projekt
- velakids.de/velasozial
// Technologie
Eingesetzte Technologien
VelaSozial basiert auf Laravel, PostgreSQL, Redis und Nuxt mit Vue.js. Die Entwicklung läuft containerisiert mit Docker, der Quellcode wird über GitHub versioniert und die Bereitstellung erfolgt automatisiert über Laravel Forge. Das Hosting läuft in einem deutschen Rechenzentrum mit ISO-27001-Zertifizierung und BSI-C5-Testat.
Sensible Daten werden in der Datenbank verschlüsselt und über TLS übertragen. Eine Authentifizierung mit einem zweiten Faktor und ein personenbezogenes Rollen- und Rechtesystem schützen den Zugriff. Änderungen werden in einem Audit-Log dokumentiert. Die optionale Spracherfassung ist über eine LLM-Schnittstelle angebunden und kann für jeden Mandanten einzeln aktiviert werden.
